Automatyzacje zamówień Allegro: 10 przykładów reguł

Jak zbudowana jest dobra reguła

Każda automatyzacja, niezależnie od systemu, ma trzy części. W Commerce OS Integrator nazywamy je wprost:

• Kiedy: zdarzenie, które uruchamia regułę, np. zamówienie opłacone albo etykieta utworzona.
• Jeśli: warunki sprawdzane w chwili zdarzenia, np. klient podał NIP, dostawa paczkomatem, produkt jest u hurtowni.
• Wtedy: jedna lub kilka akcji, np. folder „Do realizacji”, faktura do KSeF, SMS do klienta.

Dobra reguła robi jedną rzecz i ma jasny warunek. Reguła, która „załatwia wszystko”, jest trudna do sprawdzenia i łatwo o niej zapomnieć, gdy zmienisz sposób pracy.

10 reguł, od których warto zacząć

1. Opłacone zamówienie trafia do realizacji

Kiedy: zamówienie opłacone. Wtedy: folder „Do realizacji”. To podstawa porządku na liście: zespół pakuje tylko z jednego folderu, a nieopłacone zamówienia nie mieszają się z gotowymi do wysyłki.

2. Faktura dla firmy, paragon dla osoby prywatnej

Kiedy: zamówienie opłacone. Jeśli: klient podał NIP. Wtedy: faktura VAT wysłana do KSeF i e-mail z fakturą. Druga reguła z warunkiem odwrotnym drukuje paragon na drukarce fiskalnej. Dzięki temu dokument jest gotowy, zanim paczka wyjedzie. O obowiązkach piszemy w artykule KSeF dla sprzedawców internetowych 2026.

3. Etykieta dla paczkomatu bez klikania

Kiedy: status zmienia się na „Do realizacji”. Jeśli: metoda dostawy to paczkomat. Wtedy: utwórz etykietę InPost. Analogiczne reguły ustawiasz dla kuriera i dla innych przewoźników, z których korzystasz.

4. Paczka nadana: SMS z numerem przesyłki

Kiedy: zamówienie wysłane. Wtedy: SMS do klienta z numerem paczki i linkiem do śledzenia. Numer przesyłki wraca do Allegro sam, bez kopiowania. Klient, który zna numer, rzadziej pisze z pytaniem „gdzie moja paczka”.

5. Produkt u hurtowni: zamówienie do dostawcy

Kiedy: zamówienie opłacone. Jeśli: w zamówieniu jest towar od dostawcy. Wtedy: zamówienie do hurtowni, które czeka na Twoją akceptację. Szczegóły w artykule Dropshipping z hurtownią.

6. Ciężka paczka jedzie kurierem

Kiedy: status zmienia się na „Do realizacji”. Jeśli: waga zamówienia przekracza limit paczkomatu, który ustalisz. Wtedy: etykieta kuriera zamiast paczkomatu. Ta reguła oszczędza poprawiania etykiet przy pakowaniu.

7. Wysoka kwota: ręczna kontrola

Kiedy: nowe zamówienie. Jeśli: kwota zamówienia przekracza ustalony przez Ciebie próg. Wtedy: etykieta „Do sprawdzenia” i notatka dla zespołu. Przy drogich zamówieniach warto rzucić okiem na dane i sposób dostawy, zanim towar wyjedzie.

8. Płatność przy odbiorze osobno

Kiedy: nowe zamówienie. Jeśli: płatność za pobraniem. Wtedy: status „Do realizacji” i etykieta „Pobranie”. Takie zamówienia nie czekają na płatność, więc bez tej reguły utknęłyby wśród nieopłaconych.

9. Kończy się towar: zamówienie u dostawcy

Kiedy: stan produktu spada poniżej progu, np. 3 sztuk. Wtedy: zamówienie do dostawcy czeka na Twoją akceptację. Lepiej wiedzieć o brakach, zanim klient kupi ostatnią sztukę.

10. Hurtownia podniosła cenę: strażnik marży

Kiedy: zmienia się koszt zakupu produktu. Wtedy: strażnik marży w trybie raportu pokazuje produkty, na których zarabiasz za mało. Możesz też pozwolić mu poprawić ceny. Jak liczyć zysk, opisujemy w artykule Zysk na zamówieniu.

Reguły z opóźnieniem i według harmonogramu

Nie każda reguła musi działać od razu. Dwa rodzaje reguł przydają się, gdy podstawy już działają.

Reguły z opóźnieniem. Kiedy zamówienie zmienia status na „Doręczone”, odczekaj kilka dni, a potem wyślij klientowi e-mail z podziękowaniem i prośbą o opinię. Klient dostaje wiadomość wtedy, gdy ma już towar w rękach, a nie w dniu zakupu.

Reguły według harmonogramu. Codziennie o wybranej godzinie albo co godzinę panel może sprawdzić warunki i wykonać akcję, np. uruchomić strażnika marży w trybie raportu. Dzięki temu rano widzisz listę produktów, które wymagają uwagi, zanim zaczniesz pakować.

Przy obu rodzajach reguł pamiętaj o prostej zasadzie: wiadomość do klienta powinna mieć powód. Jeden e-mail z numerem przesyłki i jeden z prośbą o opinię to zwykle dość.

Kilka kont Allegro i kilka kanałów

Jeśli sprzedajesz z kilku kont Allegro albo z kilku kanałów naraz, reguły mogą to uwzględniać. Warunkiem reguły może być kanał sprzedaży albo konkretne konto kanału. Dzięki temu zamówienia z konta hurtowego trafiają do innego folderu niż detaliczne, a klienci z Erli dostają SMS z inną treścią niż klienci z Allegro.

Dobra praktyka to jedna reguła na jeden cel i warunek kanału tylko tam, gdzie naprawdę jest potrzebny. Reguła „opłacone zamówienie do realizacji” zwykle działa tak samo dla wszystkich kanałów, a różnice dotyczą raczej wysyłki i wiadomości do klienta.

Kolejność reguł i najczęstsze pułapki

Zanim włączysz regułę dla wszystkich, przetestuj ją na pojedynczym zamówieniu. W Integratorze robisz próbę na wybranym zamówieniu i widzisz, jaki folder i jaki dokument by powstał.

Jak utrzymać reguły w porządku

Reguły starzeją się razem z firmą. Zmieniasz kuriera, dodajesz kanał albo hurtownię, a stara reguła dalej robi to, co kiedyś było potrzebne. Raz na kwartał przejrzyj listę reguł i zadaj przy każdej trzy pytania: czy jeszcze jest potrzebna, czy jej nazwa mówi, co robi, i czy w ostatnim miesiącu zadziałała choć raz. Reguły, które nie działały od miesięcy, wyłącz, zanim ktoś zapomni, po co powstały. Historia przy zamówieniu pokazuje, która reguła zadziałała, więc łatwo sprawdzić, skąd wziął się folder albo dokument.

Jak przenieść automatyzacje z BaseLinkera

Akcje automatyczne z Base nie przechodzą same, bo API Base ich nie udostępnia. Na wdrożeniu spisujemy je z Tobą i odtwarzamy w Integratorze, przy okazji usuwając te, które się dublują. Wdrożenie Start obejmuje 5 automatyzacji, Wdrożenie Biznes 15. Zakres przenoszenia opisujemy na stronie Migracja z BaseLinkera, a ceny planów są w cenniku Integratora.

Ile czasu dają automatyzacje

Poniżej przykład z naszej strony: sklep z oświetleniem, około 1 000 zamówień miesięcznie, trzy kanały. Minuty dziennie to przykład, nie pomiar u klienta.

Razem to 1 h 40 min dziennie, które w tym przykładzie przejmują reguły. Swój czas oszacujesz najlepiej, notując przez tydzień, ile minut zajmują te czynności w Twojej firmie. Jak to przekłada się na koszty po zmianie integratora, policzysz w kalkulatorze zwrotu z migracji.