KSeF dla sprzedawców internetowych 2026: co musisz wiedzieć

Terminy: co już obowiązuje, a co przed nami

Dla typowego sklepu internetowego oznacza to jedno: jeśli wystawiasz faktury firmom, od 1 kwietnia 2026 robisz to w KSeF, chyba że mieścisz się w uldze do końca roku.

Ulga do końca 2026 roku: jak liczyć limit

Według ksef.podatki.gov.pl do 31 grudnia 2026 możesz wystawiać faktury poza KSeF, papierowe lub elektroniczne, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. Kilka zasad, o których łatwo zapomnieć:

• Do limitu liczą się tylko faktury, które normalnie musiałyby trafić do KSeF. Sprzedaż zarejestrowana na kasie i faktury dla konsumentów nie wliczają się.
• O tym, do którego miesiąca należy faktura, decyduje data jej wystawienia.
• Faktura, którą przekraczasz limit, i wszystkie kolejne muszą już trafić do KSeF. Powrót poniżej limitu w następnym miesiącu tego nie zmienia.

W praktyce sprzedawca, który ma choć kilku klientów firmowych miesięcznie, szybko przekroczy limit. Bezpieczniej od razu wystawiać faktury w KSeF.

Faktury dla firm i dla osób prywatnych

W sprzedaży internetowej masz zwykle dwie grupy klientów, a obowiązki są różne.

Klient firmowy z NIP. Faktura dla firmy to faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF. Dotyczy to także faktury do paragonu, gdy firma poda NIP, i korekt takich faktur. Klient odbiera fakturę w KSeF, a Ty możesz dodatkowo wysłać mu jej PDF e-mailem.

Osoba prywatna bez NIP. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF, ale mogą. Sprzedaż dla osób prywatnych zwykle rejestrujesz na kasie fiskalnej, chyba że korzystasz ze zwolnienia. To, czy zwolnienie Cię obejmuje, sprawdź z księgową.

Na Allegro i w sklepie klient sam zaznacza, czy chce fakturę, i podaje NIP. Ta informacja przychodzi razem z zamówieniem, więc dokument da się wybrać automatycznie.

Kary: co wiadomo na dziś

Kary za naruszenia przewiduje art. 106ni ustawy o VAT, m.in. za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi. Według obowiązujących przepisów miały być stosowane od 1 stycznia 2027. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 przesunięcie ich stosowania o rok, a projekt nowelizacji trafił do wykazu prac Rady Ministrów. Na dzień 24.10.2026 to projekt, a nie obowiązujące prawo. Przesunięcie kar nie zmienia obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Sprawdź aktualny stan przed decyzją: ksef.podatki.gov.pl i serwis Rządowego Centrum Legislacji. Zaktualizujemy ten artykuł, gdy nowelizacja zostanie uchwalona.

KSeF a sprzedaż na Allegro i marketplace'ach

Sprzedaż na marketplace nie zmienia zasad KSeF, ale dodaje kilka praktycznych kwestii.

Po pierwsze, faktury dla Twoich klientów wystawiasz Ty, a nie marketplace. Allegro, Erli czy Empik przekazują Ci zamówienie z informacją, czy klient chce fakturę, i z jego danymi. Za wystawienie faktury w KSeF odpowiada sprzedawca.

Po drugie, faktury, które dostajesz od polskich firm, np. za prowizje, kurierów czy hurtownie, odbierasz w KSeF. Warto ustalić z księgową, kto w firmie je pobiera i jak trafiają do księgowości.

Po trzecie, klient firmowy może poprosić o fakturę już po zakupie, np. do paragonu. Wtedy faktura też trafia do KSeF, więc dane z zamówienia muszą być pod ręką, a nie w osobnym panelu kanału. Im mniej przepisywania, tym mniej korekt.

Co KSeF zmienia w codziennej pracy sklepu

KSeF to nie tylko inny format faktury. Zmienia kilka rzeczy w obsłudze zamówień:

1. Faktura musi mieć komplet danych w chwili wystawienia. Błędny NIP albo brakujący adres to korekta w KSeF, a nie poprawiony PDF. Dane z zamówienia warto przenosić automatycznie, bez przepisywania.
2. Numer KSeF to dowód doręczenia. Faktura wysłana do systemu dostaje swój numer. Panel powinien go zapisać przy zamówieniu.
3. Korekty też idą przez KSeF. Zwrot towaru od firmy oznacza fakturę korygującą w systemie, więc proces zwrotów musi to uwzględniać.
4. Awaria systemu nie zatrzymuje sprzedaży. Przepisy przewidują tryby, w których fakturę wystawiasz poza systemem i przesyłasz do KSeF później. Program do faktur powinien je obsługiwać.
5. Faktury zakupowe odbierasz w KSeF. Faktury od hurtowni i dostawców są w systemie, więc koszt zakupu może trafić do panelu bez przepisywania.

Jak wystawiać faktury z zamówień automatycznie

Najwięcej czasu zabiera nie samo wystawienie faktury, ale przeniesienie danych z zamówienia i pilnowanie, czy faktura dotarła. W Commerce OS Integrator robi to reguła:

• Kiedy zamówienie jest opłacone,
• jeśli klient chce faktury lub jest firmą,
• wtedy panel wystawia fakturę z zamówienia, która trafia do KSeF, i wysyła klientowi e-mail z fakturą.

Dla osób prywatnych druga reguła drukuje paragon na drukarce fiskalnej (Posnet, Novitus). Serie numeracji FV, PAR, KOR, PRO, WZ, PZ i MM prowadzi panel, a jeśli wolisz zostać przy Fakturowni, Integrator ją obsługuje. Więcej przykładów reguł znajdziesz w artykule Automatyzacje zamówień Allegro.

Lista kontrolna dla sprzedawcy

1. Sprawdź, od kiedy obowiązuje Cię KSeF: nasz bezpłatny test Czy muszę mieć KSeF zajmuje minutę.
2. Ustal z księgową, kto w firmie ma uprawnienia do KSeF i jak je nadać.
3. Sprawdź, czy Twój integrator lub program do faktur wysyła faktury do KSeF i zapisuje numer KSeF przy zamówieniu.
4. Przejrzyj proces zwrotów: korekta dla firmy idzie przez KSeF.
5. Policz, ile faktur poza KSeF wystawiasz miesięcznie i czy zmieścisz się w uldze do końca 2026.

Jeśli Twój obecny system nie wysyła faktur do KSeF albo robisz to w osobnym programie, zobacz, jak wygląda przejście z BaseLinkera i ile kosztują plany w cenniku Integratora. Oszczędność względem obecnego zestawu programów policzysz w kalkulatorze zwrotu.