Dropshipping z hurtownią: jak zautomatyzować zamówienia

Jak działa sprzedaż z wysyłką od hurtowni

Schemat jest zawsze ten sam, niezależnie od branży:

1. Hurtownia udostępnia plik z produktami, cenami zakupu i stanami.
2. Wystawiasz produkty na Allegro, we własnym sklepie albo na innym marketplace.
3. Klient kupuje i płaci Tobie.
4. Ty zamawiasz towar w hurtowni, podając adres klienta.
5. Hurtownia pakuje i wysyła paczkę, a numer przesyłki wraca do Ciebie.
6. Ty przekazujesz numer klientowi i do kanału, w którym kupił.

Każdy z tych kroków można zrobić ręcznie. Przy kilku zamówieniach dziennie to jeszcze działa. Przy kilkudziesięciu ręczna praca przy hurtowniach zaczyna zajmować więcej czasu niż sama sprzedaż.

Co musisz mieć od hurtowni

Zanim podpiszesz współpracę, sprawdź pięć rzeczy. Od nich zależy, ile da się zautomatyzować.

Co wpisać do umowy z hurtownią

Umowa dropshippingowa nie musi być długa, ale powinna rozstrzygać sprawy, o które najczęściej są spory:

• czas wysyłki od złożenia zamówienia i godzinę graniczną, do której zamówienie wyjeżdża tego samego dnia,
• odpowiedzialność za braki, gdy towar był w pliku, a nie ma go na półce,
• paczkę bez dokumentów hurtowni, z neutralnym opakowaniem albo Twoimi danymi,
• zwroty i reklamacje: adres zwrotu, terminy i kto pokrywa koszt odesłania,
• dane osobowe klientów: hurtownia dostaje adres Twojego klienta, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych,
• zmiany cen zakupu: z jakim wyprzedzeniem hurtownia o nich informuje.

To zarys, a nie wzór umowy. Treść warto skonsultować z prawnikiem, zwłaszcza część o danych osobowych.

Pięć rzeczy, które warto zautomatyzować

1. Stany i ceny z pliku hurtowni

Panel wczytuje plik hurtowni według harmonogramu i aktualizuje stany oraz ceny zakupu. Stany trafiają do kanałów sprzedaży bez przepisywania, więc nie sprzedajesz towaru, którego zabrakło.

2. Zamówienie do dostawcy z zamówienia klienta

Gdy klient zapłaci, panel tworzy zamówienie do hurtowni z jego adresem i produktami. Reguła wygląda tak: kiedy zamówienie opłacone, jeśli w zamówieniu jest towar od dostawcy, wtedy zamówienie do hurtowni.

3. Zatwierdzenie jednym kliknięciem

W Commerce OS Integrator zamówienie do hurtowni czeka na Twoje zatwierdzenie. To świadoma decyzja: przy dropshippingu pomyłka kosztuje prawdziwy towar i prawdziwą przesyłkę, więc ostatnie słowo należy do Ciebie. Zatwierdzasz zbiorczo, np. raz przed godziną graniczną hurtowni.

4. Numer przesyłki wraca do kanału

Numer przesyłki od hurtowni wraca do kanału, w którym klient kupił, a klient dostaje SMS lub e-mail. Nie kopiujesz go ręcznie do Allegro ani do sklepu.

5. Marża pod kontrolą

Hurtownia zmienia ceny zakupu częściej, niż zmieniasz ceny sprzedaży. Reguła uruchamiana przy zmianie kosztu zakupu pokazuje produkty, na których zarabiasz za mało, a strażnik marży może je poprawić. Jak liczyć zysk po prowizji i wysyłce, opisujemy w artykule Zysk na zamówieniu.

Jak zacząć współpracę z hurtownią krok po kroku

1. Poproś o próbny plik. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź na pliku, czy produkty mają EAN, zdjęcia, ceny zakupu i stany. Brak EAN utrudnia wystawianie ofert na marketplace'ach.
2. Złóż zamówienie testowe. Zamów jeden produkt na własny adres. Sprawdzisz czas wysyłki, opakowanie i to, czy w paczce nie ma dokumentów hurtowni z cenami.
3. Ustal kanał zamówień. API jest najlepsze, e-mail w ustalonym formacie też da się zautomatyzować. Zamawianie przez panel www hurtowni oznacza ręczną pracę przy każdym zamówieniu.
4. Zacznij od kilkudziesięciu produktów. Wystaw najpierw produkty z dobrym stanem i marżą, sprawdź, jak działa obieg zamówień, a dopiero potem dodawaj resztę katalogu.
5. Ustaw bufor stanów. Nie pokazuj klientom ostatnich sztuk z pliku hurtowni, dopóki nie wiesz, jak często plik się odświeża.

Po miesiącu współpracy sprawdź liczby: ile zamówień hurtownia wysłała w terminie, ile było braków i jaki zysk zostawiają jej produkty po wszystkich kosztach.

Dropshipping na Allegro: na co uważać

Na marketplace'ach klient ocenia Ciebie, a nie hurtownię. Dlatego czas wysyłki deklarowany w ofercie musi uwzględniać czas hurtowni, a nie tylko Twój. Jeśli hurtownia wysyła następnego dnia roboczego, nie obiecuj wysyłki tego samego dnia. Spóźnione paczki to gorsze oceny i więcej pytań od klientów.

Drugą sprawą są stany. Gdy ten sam produkt wystawiasz na Allegro, w sklepie i na Erli, wszystkie kanały korzystają z jednego stanu z pliku hurtowni. Sprzedaż w jednym kanale musi zmniejszyć stan w pozostałych od razu, bez czekania na kolejny plik.

Najczęstsze pułapki

• Opóźnione stany. Jeśli hurtownia odświeża plik raz na dobę, zostaw bufor bezpieczeństwa i nie wystawiaj ostatnich sztuk.
• Opisy z pliku hurtowni. Ten sam opis ma kilkuset sprzedawców. Traktuj go jako materiał do własnego opisu, a nie gotowy tekst.
• Ten sam produkt w kilku hurtowniach. Ustal, z której zamawiasz w pierwszej kolejności i co się dzieje, gdy jej zabraknie towaru.
• Zwroty. Klient odsyła towar do Ciebie albo do hurtowni. Opisz to w regulaminie i ustal z dostawcą, zanim pojawi się pierwszy zwrot.

Jak mierzyć współpracę z hurtownią

Automatyzacja daje też dane, których przy ręcznej pracy zwykle brakuje. Warto co miesiąc patrzeć na cztery liczby dla każdej hurtowni:

• odsetek zamówień wysłanych w terminie,
• liczbę braków, czyli zamówień, których hurtownia nie zrealizowała mimo stanu w pliku,
• odsetek zwrotów i reklamacji na jej produktach,
• zysk na zamówieniu po wszystkich kosztach.

Hurtownia z najniższymi cenami zakupu nie zawsze zostawia najwięcej pieniędzy. Częste braki oznaczają anulowane zamówienia i gorsze oceny, a to też jest koszt. Gdy masz te liczby, rozmowa z dostawcą o warunkach jest dużo łatwiejsza.

Ile kosztuje podłączenie hurtowni

W Base.com (cennik ze stanu na 23.10.2026) hurtownie z sieci Base Connect są bez dopłaty. Jedna hurtownia podłączona inaczej, np. przez plik, jest w cenie, a każda kolejna wymaga planu Business i kosztuje 50 zł miesięcznie.

W Integratorze nie ma miesięcznej dopłaty za hurtownie. Płacisz jednorazowo za ich podłączenie na wdrożeniu: Wdrożenie Biznes za 5 490 zł netto obejmuje jedną hurtownię, a każda kolejna to pozycja „Podłączenie hurtowni z pliku (XML lub CSV)” za od 1 200 zł netto. Abonamenty są w cenniku Integratora. Jeśli masz kilka hurtowni spoza Base Connect, policz różnicę w kalkulatorze zwrotu, który uwzględnia też dopłaty za hurtownie. Przy przejściu z Base hurtownie podłączamy w ramach migracji z BaseLinkera.