Jak przenieść się z BaseLinkera bez przestoju: krok po kroku

Zasada: stary system działa do dnia przełączenia

Bezpieczna migracja opiera się na jednej regule: nowy system czyta dane ze starego, ale niczego w nim nie zmienia. Import z Base do Commerce OS Integrator działa przez token API z Twojego konta i tylko odczytuje dane. Przez cały czas przygotowań zamówienia obsługujesz w Base tak jak dziś.

Druga reguła: w danym kanale tylko jeden system wykonuje akcje. Jeśli Allegro jest podłączone do obu paneli, faktury, etykiety i wiadomości do klientów wysyła tylko jeden z nich. Inaczej klient dostanie dwa e-maile, a Ty dwie etykiety na tę samą paczkę.

Krok 1: spisz, czego naprawdę używasz

Zanim cokolwiek przeniesiesz, zrób listę. Na wdrożeniu przechodzimy ją razem, punkt po punkcie:

• kanały sprzedaży i konta (Allegro, sklep, Erli, Empik, Kaufland, Amazon, eBay),
• kurierzy i rodzaj umowy: bezpośrednio czy przez brokera,
• program do faktur, drukarka fiskalna, serie numeracji,
• hurtownie i sposób wymiany danych (Base Connect, plik XML lub CSV, API),
• statusy zamówień i foldery, z których korzysta zespół,
• akcje automatyczne, szablony e-maili i SMS,
• konta pracowników i ich uprawnienia,
• raporty, które co tydzień eksportujesz do arkusza.

Ta lista to zakres migracji. Wszystko, czego na niej nie ma, łatwo pominąć, a potem szukać w pośpiechu po przełączeniu.

Krok 2: przenieś produkty, statusy i zamówienia

Import z Base przenosi produkty z wariantami, ceny, stany i zdjęcia, a także statusy i zamówienia. Katalog łączymy po SKU, a statusy i zamówienia po numerze z Base. Dzięki temu ponowny import, np. tuż przed przełączeniem, aktualizuje dane zamiast tworzyć duplikaty.

Zanim zaczniesz, zrób własną kopię danych z Base: produkty i zamówienia z ostatnich miesięcy w pliku. Nie jest potrzebna do importu, ale daje Ci spokój i punkt odniesienia przy sprawdzaniu.

Sprawdź na próbce kilkunastu produktów: warianty, EAN, ceny w każdym kanale, stany w każdym magazynie i zdjęcia. Błąd w mapowaniu jednego pola widać od razu na małej próbce, a na pełnym katalogu dopiero po reklamacji.

Krok 3: podłącz kanały, kurierów i hurtownie

Kanały sprzedaży i kurierów łączymy na Twoich kontach. Kurierów możesz mieć bezpośrednio na własnej umowie (DPD, GLS, DHL, Poczta Polska, Orlen Paczka, UPS, InPost) albo przez Furgonetkę lub Apaczkę. Hurtownie podłączamy przez ich plik lub API, a zamówienie do dostawcy powstaje potem z zamówienia klienta.

Na tym etapie nowy panel pobiera zamówienia, ale nie wysyła niczego do klientów. Akcje włączamy dopiero po testach.

Krok 4: odtwórz automatyzacje

To etap, którego nie da się zrobić jednym kliknięciem. API Base nie udostępnia akcji automatycznych, więc odtwarzamy je z Tobą według listy z kroku 1. W Integratorze reguła składa się z trzech klocków: kiedy, jeśli, wtedy.

Przy migracji to dobry moment na porządki. Reguły, które nic nie robią albo wzajemnie się wykluczają, po prostu pomijamy. Więcej przykładów jest w artykule Automatyzacje zamówień Allegro.

Krok 5: testuj na Twoich kontach

Testy robimy na kopii danych i na Twoich prawdziwych kontach, zanim nowy panel przejmie sprzedaż. Lista kontrolna:

1. Zamówienie testowe z każdego kanału trafia na listę z poprawną kwotą, dostawą i danymi do faktury.
2. Faktura dla firmy trafia do KSeF, a paragon drukuje się na drukarce fiskalnej.
3. Etykieta każdego kuriera powstaje z zamówienia, a numer przesyłki wraca do kanału.
4. Stan magazynowy po sprzedaży zmniejsza się we wszystkich kanałach.
5. Zamówienie do hurtowni powstaje i czeka na zatwierdzenie.
6. Reguły działają na zamówieniach z każdej ścieżki: osoba prywatna, firma, paczkomat, kurier.

Krok 6: dzień przełączenia

Wybierz dzień o mniejszym ruchu, najlepiej na początku tygodnia. Kolejność jest ważna:

1. Rano zrób ostatni import, żeby zamówienia z nocy były w nowym panelu.
2. Wyłącz akcje automatyczne w Base, ale nie usuwaj konta.
3. Włącz reguły w Integratorze i obsłuż pierwsze zamówienia razem z nami.
4. Zamówienia rozpoczęte w Base dokończ w Base, nowe obsługuj już w Integratorze.

Base wyłączasz, kiedy chcesz. Najrozsądniej po zamknięciu ostatnich zamówień i zwrotów, które zaczęły się w starym systemie.

Czego nie przeniesie żaden import

Część ustawień nie jest danymi, tylko dostępami i umowami. Tych nie przeniesie żaden import, więc warto przygotować je wcześniej:

• dostępy do kont sprzedawcy na marketplace'ach i klucze API, które wygenerujesz w ich panelach,
• umowy z kurierami i dane do ich API, jeśli wysyłasz na własnej umowie,
• dane do KSeF: uprawnienia dla systemu, który będzie wystawiał faktury,
• drukarkę fiskalną, którą podłączamy na miejscu albo zdalnie,
• konto SMS i nazwę nadawcy, jeśli wysyłasz SMS-y do klientów,
• szablony wiadomości: treści e-maili i SMS warto skopiować z Base do dokumentu i przejrzeć przed przeniesieniem.

Jak przygotować zespół

Migracja to także zmiana nawyków. Kilka prostych zasad oszczędza nerwów w pierwszym tygodniu:

1. Wyznacz jedną osobę, która zbiera pytania i uwagi zespołu.
2. Pokaż zespołowi nowy panel przed dniem przełączenia, na prawdziwych zamówieniach z testów.
3. Nazwij foldery tak samo jak statusy, do których zespół jest przyzwyczajony.
4. Przez pierwsze dni sprawdzaj codziennie listę spraw do decyzji i historię reguł.

Przykładowy harmonogram

Przez 30 dni po starcie poprawiamy to, co trzeba, bez dopłaty. Szczegóły zakresu i to, czego API Base nie oddaje, są na stronie Migracja z BaseLinkera.

Najczęstsze błędy przy migracji

• Przełączenie w szczycie sezonu. Testy i przygotowania można robić w sezonie, ale przełączenie najlepiej zaplanować przed nim albo po nim.
• Włączenie wszystkich reguł naraz. Lepiej włączać je po kolei i sprawdzać na pojedynczych zamówieniach.
• Dwa systemy wysyłające wiadomości. Przed przełączeniem wyłącz akcje w Base, inaczej klienci dostaną podwójne e-maile.
• Brak kopii danych. Własny eksport z Base nic nie kosztuje, a daje punkt odniesienia przy każdej wątpliwości.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Migrację wykonujemy w ramach pakietu wdrożenia. Wdrożenie Start za 2 490 zł netto obejmuje przeniesienie produktów z Base, do 3 kanałów, kuriera, faktury i 5 automatyzacji. Wdrożenie Biznes za 5 490 zł netto to pełna migracja z Base: produkty, statusy i zamówienia, do 6 kanałów i 15 automatyzacji. Abonamenty po przejściu są w cenniku Integratora, a to, po ilu miesiącach zwróci się wdrożenie przy Twojej liczbie zamówień, pokaże kalkulator zwrotu z migracji.

Jeśli wciąż wybierasz system docelowy, zacznij od porównania alternatyw dla BaseLinkera albo od strony Commerce OS Integrator.