BaseLinker KSeF: co robi moduł Base i gdzie są limity

Co robi moduł KSeF w Base.com

Base ma własną integrację z KSeF w module faktur. Według strony pomocy Base włączasz ją w zakładce Integracje: podajesz NIP, wybierasz środowisko (testowe, przedprodukcyjne albo produkcyjne) i wklejasz token KSeF API 2.0. Token generujesz osobno dla każdego środowiska i nadajesz mu tylko uprawnienie do wystawiania faktur.

Po włączeniu Base wysyła do KSeF faktury wystawione w Base i pobiera numer KSeF. Na wydruku faktury pojawia się kod QR, a po przyjęciu także numer KSeF i data przetworzenia. Integracja jest w cenie abonamentu, bez opłat za wdrożenie i utrzymanie.

Kilka ustawień, które warto znać:

• Serie numeracji. Do KSeF trafiają tylko faktury z serii, które wskażesz. Serię wewnętrzną możesz wyłączyć.
• Faktury bez NIP nabywcy. Możesz je wyłączyć z wysyłki, więc faktury dla konsumentów nie trafią do KSeF.
• Kilka firm na jednym koncie. Dodajesz kilka integracji z różnymi numerami NIP, każda z własną serią numeracji.
• Wysyłka automatyczna. Faktura idzie do KSeF zaraz po wystawieniu albo przez akcję automatyczną, np. po spakowaniu zamówienia. Ustawienia akcji automatycznej są ważniejsze niż ustawienia integracji.
• Wysyłka zbiorcza. Niewysłane dokumenty możesz wysłać ręcznie z listy, maksymalnie 12 miesięcy wstecz.

Statusy, odrzucenia i tryb offline w Base

Wysyłka do KSeF jest asynchroniczna. Według Base faktura dostaje jeden z czterech statusów: Wysłana, Zaakceptowana, Odrzucona albo Tryb Offline. Base sprawdza stan faktur w przetwarzaniu co 60 minut, więc numer KSeF nie pojawia się zawsze od razu. Base ostrzega, że ręczne ponowienie faktury, która jest jeszcze w przetwarzaniu, może skończyć się błędem duplikatu. Faktura już przyjęta nie zostanie wysłana drugi raz.

Gdy KSeF odrzuci fakturę z powodu błędu walidacji albo danych, faktura dostaje status Odrzucona, a Base usuwa jej powiązanie z KSeF, żeby można ją było wysłać ponownie po poprawie.

Tryb offline dotyczy faktury, której data wystawienia jest wcześniejsza niż data wysyłki. Wymaga certyfikatu KSeF typu offline: numeru seryjnego, pliku klucza prywatnego i hasła. Automatyczne ponowienie obejmuje faktury z wczoraj i dwóch wcześniejszych dni, bez dzisiejszych.

Gdzie kończy się moduł KSeF w Base

Z tych samych stron pomocy wynika kilka ograniczeń, które warto sprawdzić na swoich procesach:

Najważniejsze są dwa ostatnie wiersze. Base wprost zaleca swoją integrację tylko wtedy, gdy faktury wystawiasz w Base i nie trafiają do zewnętrznych programów. Jeśli fakturę wystawia ERP albo program taki jak iFirma, wysyłka do KSeF powinna iść tylko stamtąd, inaczej ryzykujesz duplikaty.

Kiedy i tak potrzebujesz ERP albo osobnej integracji

Moduł w Base dobrze obsługuje prosty przypadek: zamówienie z Allegro lub sklepu, faktura z Base, wysyłka do KSeF. Problem zaczyna się, gdy Twoja firma jest bardziej złożona.

Faktury zakupowe. Od 1 lutego 2026 otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe. Base ich nie pobiera, więc koszty od hurtowni, kurierów i marketplace'ów i tak odbierasz w aplikacji Ministerstwa Finansów, w programie księgowym albo w ERP. Jeśli koszt zakupu ma trafić do magazynu i do liczenia marży, potrzebujesz połączenia, które go tam przeniesie.

Faktury zaliczkowe i VAT marża. Sprzedajesz towar używany na marży albo bierzesz zaliczki od firm? Do czasu, aż Base je udostępni, te faktury musisz wystawiać i wysyłać w innym programie, a wtedy masz dwa miejsca wysyłki do KSeF i dwie serie do pilnowania.

Korekty przy zwrotach. Zwrot od firmy oznacza fakturę korygującą w KSeF. W Base automatyczna wysyłka korekt wymaga osobnej akcji, więc sprawdź, czy Twój proces zwrotów ją uruchamia, a nie tylko zmienia status zamówienia.

Kilka kanałów i kilka programów. Jeśli część sprzedaży fakturujesz w Base, a część (np. hurt dla firm) w ERP, masz dwa źródła faktur. Każde musi mieć własną serię numeracji i tylko jedno miejsce wysyłki do KSeF. Bez tego ta sama sprzedaż może trafić do KSeF dwa razy albo wcale.

ERP jako źródło prawdy. Gdy stany, ceny i księgowość są w ERP, najczęściej to ERP wystawia faktury i wysyła je do KSeF. Wtedy integrator powinien przekazać zamówienie do ERP i pobrać z powrotem numer faktury, a nie wystawiać własnej.

Jak KSeF działa w Commerce OS Integrator

Od razu uczciwie: KSeF nie wyróżnia żadnego integratora. Base ma go w abonamencie i inne integratory też wysyłają faktury do KSeF. Różnice są w szczegółach, które poniżej opisujemy na podstawie tego, jak działa nasz system.

W Commerce OS Integrator faktura i faktura korygująca wystawione w panelu trafiają do KSeF w strukturze FA(3). Paragony i faktury zamówień testowych nie są wysyłane. Faktury dla konsumentów bez NIP możesz wysyłać albo pomijać, a wysyłkę ustawiasz na automatyczną albo ręczną.

Co się dzieje z fakturą krok po kroku:

1. Kontrola przed wysyłką. Plik FA(3) jest sprawdzany, zanim trafi do KSeF. Jeśli czegoś brakuje, faktura dostaje status odrzucenia z opisem błędu, zanim zobaczy ją Ministerstwo Finansów.
2. Wysyłka i limity KSeF. Gdy KSeF każe zwolnić tempo, system czeka tyle, ile wskaże serwer, i ponawia wysyłkę sam.
3. Odrzucenie przez KSeF. Panel zapisuje kod i opis błędu przy fakturze. Odrzucona faktura online nie trafiła do obrotu w KSeF, więc po poprawie danych (np. NIP w ustawieniach) wysyłasz ją ponownie z panelu, a plik powstaje od nowa. Numer faktury w Twojej serii zostaje ten sam.
4. Przyjęcie. Numer KSeF i UPO zapisują się przy fakturze i przy zamówieniu, więc obsługa widzi je bez logowania do KSeF.
5. KSeF niedostępny. Faktura przechodzi w tryb offline24: dostaje kod QR z oznaczeniem OFFLINE, a przy certyfikacie offline także drugi kod potwierdzający wystawcę. Termin dosłania to następny dzień roboczy po dniu wystawienia, z pominięciem weekendów i świąt, i panel go pokazuje. Gdy KSeF wraca, faktura idzie sama. Jeśli KSeF odrzuci fakturę offline, poprawiasz plik i wysyłasz korektę techniczną, bo nabywca ma już wydruk z kodem tej faktury.

Korekta przy zwrocie powstaje z zapisanych pozycji zwrotu, z ujemnymi kwotami i wskazaniem faktury, którą poprawia. Druga korekta do tego samego zwrotu nie powstanie, więc automatyzacja i pracownik mogą ją wywołać bez ryzyka dubla. Serie numeracji FV, KOR i pozostałe prowadzi panel, a jeśli wolisz zostać przy Fakturowni, Integrator ją obsługuje.

Czego nie robimy: Integrator, tak jak Base, nie odbiera dziś faktur zakupowych z KSeF. Jeśli faktury wystawia Twój ERP, łączymy się z nim (np. Subiekt GT i nexo przez pliki EDI++, inne systemy przez CSV, XML albo API), a faktura z numerem KSeF wraca z ERP do zamówienia. Wysyłka do KSeF idzie wtedy z jednego miejsca.

Koszt i przejście z Base

Integrator nie ma abonamentu ani opłat od zamówień. Wdrożenie Start od 9 900 zł netto obejmuje faktury i KSeF, a potem płacisz stałe utrzymanie od 690 zł miesięcznie, w którym wgrywamy też zmiany w KSeF. Base Business kosztuje 279 zł miesięcznie plus 0,99 zł za zamówienie (stan na 23.10.2026). Połączenie z ERP jako dodatek kosztuje od 4 900 zł netto. Pakiety są na stronie Integrator dla Twojej firmy, a zwrot z przejścia policzysz w kalkulatorze.

Nie musisz wyłączać Base od razu. Integrator łączy się z Base, więc kanały możesz przenosić po kolei, a faktury do KSeF wysyłać w tym czasie z jednego, uzgodnionego miejsca. Jak przebiega przejście, opisujemy na stronie Migracja z BaseLinkera.

Kiedy wystarczy Ci moduł KSeF w Base

Zmiana systemu tylko z powodu KSeF zwykle nie ma sensu. Moduł w Base wystarczy, jeśli:

• Wszystkie faktury wystawiasz w Base i nie przekazujesz ich do ERP.
• Wystawiasz faktury zwykłe i korekty, bez zaliczek i VAT marży.
• Mieścisz się w planie Freemium do 100 zamówień miesięcznie albo koszt Base Business przy Twoim wolumenie Ci odpowiada.
• Faktury zakupowe i tak obsługuje księgowa w swoim programie.

Jeśli KSeF jest jednym z kilku powodów (koszt rośnie z liczbą zamówień, potrzebujesz połączenia z ERP, sprzedajesz też firmom na termin), porównaj całość, a nie sam moduł faktur. Terminy i limity KSeF zebraliśmy w artykule KSeF dla sprzedawców internetowych, a to, czy KSeF już Cię obowiązuje, sprawdzisz w teście Czy muszę mieć KSeF.