# BaseLinker KSeF: co robi moduł Base i gdzie są limity

- Adres: https://commerceos.pl/blog/baselinker-ksef
- Autor: Zespół Fide-Soft (FIDE-SOFT prosta spółka akcyjna)
- Opublikowano: 2026-10-29
- Kategoria: [KSeF i finanse](https://commerceos.pl/blog/kategoria/ksef-i-finanse)

Wystawiasz faktury w BaseLinkerze (dziś Base.com) i chcesz wiedzieć, czy wbudowany moduł KSeF wystarczy Twojej firmie? Opisujemy, co robi, na podstawie oficjalnych stron pomocy Base (stan na 29.10.2026), gdzie są jego granice i kiedy potrzebujesz ERP albo innego systemu. To nie jest porada prawna, w sprawach swojej firmy zapytaj księgową.

## W skrócie

Moduł KSeF w Base.com jest w cenie abonamentu i wysyła do KSeF faktury zwykłe i korygujące wystawione w Base, a faktury zaliczkowe, końcowe i VAT marża są według Base dostępne wkrótce. Base sprawdza status wysłanych faktur co 60 minut i nie odbiera faktur zakupowych z KSeF, ani dziś, ani w przyszłości. Jeśli faktury wystawia Twój ERP albo program księgowy, Base zaleca wysyłkę do KSeF tylko z jednego miejsca. Commerce OS Integrator też wysyła faktury i korekty do KSeF, ma tryb offline z terminem dosłania i również nie odbiera faktur zakupowych.

## Co robi moduł KSeF w Base.com

Base ma własną integrację z KSeF w module faktur. Według strony pomocy Base włączasz ją w zakładce Integracje: podajesz NIP, wybierasz środowisko (testowe, przedprodukcyjne albo produkcyjne) i wklejasz token KSeF API 2.0. Token generujesz osobno dla każdego środowiska i nadajesz mu tylko uprawnienie do wystawiania faktur.

Po włączeniu Base wysyła do KSeF faktury wystawione w Base i pobiera numer KSeF. Na wydruku faktury pojawia się kod QR, a po przyjęciu także numer KSeF i data przetworzenia. Integracja jest w cenie abonamentu, bez opłat za wdrożenie i utrzymanie.

Kilka ustawień, które warto znać:

- **Serie numeracji.** Do KSeF trafiają tylko faktury z serii, które wskażesz. Serię wewnętrzną możesz wyłączyć.
- **Faktury bez NIP nabywcy.** Możesz je wyłączyć z wysyłki, więc faktury dla konsumentów nie trafią do KSeF.
- **Kilka firm na jednym koncie.** Dodajesz kilka integracji z różnymi numerami NIP, każda z własną serią numeracji.
- **Wysyłka automatyczna.** Faktura idzie do KSeF zaraz po wystawieniu albo przez akcję automatyczną, np. po spakowaniu zamówienia. Ustawienia akcji automatycznej są ważniejsze niż ustawienia integracji.
- **Wysyłka zbiorcza.** Niewysłane dokumenty możesz wysłać ręcznie z listy, maksymalnie 12 miesięcy wstecz.

## Statusy, odrzucenia i tryb offline w Base

Wysyłka do KSeF jest asynchroniczna. Według Base faktura dostaje jeden z czterech statusów: Wysłana, Zaakceptowana, Odrzucona albo Tryb Offline. Base sprawdza stan faktur w przetwarzaniu co 60 minut, więc numer KSeF nie pojawia się zawsze od razu. Base ostrzega, że ręczne ponowienie faktury, która jest jeszcze w przetwarzaniu, może skończyć się błędem duplikatu. Faktura już przyjęta nie zostanie wysłana drugi raz.

Gdy KSeF odrzuci fakturę z powodu błędu walidacji albo danych, faktura dostaje status Odrzucona, a Base usuwa jej powiązanie z KSeF, żeby można ją było wysłać ponownie po poprawie.

Tryb offline dotyczy faktury, której data wystawienia jest wcześniejsza niż data wysyłki. Wymaga certyfikatu KSeF typu offline: numeru seryjnego, pliku klucza prywatnego i hasła. Automatyczne ponowienie obejmuje faktury z wczoraj i dwóch wcześniejszych dni, bez dzisiejszych.

## Gdzie kończy się moduł KSeF w Base

Z tych samych stron pomocy wynika kilka ograniczeń, które warto sprawdzić na swoich procesach:

| Sytuacja | Moduł KSeF w Base.com (według pomocy Base) |
|---|---|
| Faktury zwykłe | wysyła |
| Faktury korygujące | wysyła, automatycznie tylko przez osobną akcję automatyczną |
| Faktury zaliczkowe, końcowe, VAT marża | jeszcze nie, oznaczone jako „wkrótce” |
| Faktury wystawione w innym programie | nie wysyła |
| Odbiór faktur zakupowych z KSeF | nie, ani dziś, ani w przyszłości |
| Wysyłka zbiorcza o ustalonej godzinie | nie ma i nie będzie |
| Sprawdzanie statusu | co 60 minut |
| Faktury wystawiane w ERP lub programie księgowym | Base zaleca wysyłkę do KSeF tylko z ERP |

Najważniejsze są dwa ostatnie wiersze. Base wprost zaleca swoją integrację tylko wtedy, gdy faktury wystawiasz w Base i nie trafiają do zewnętrznych programów. Jeśli fakturę wystawia ERP albo program taki jak iFirma, wysyłka do KSeF powinna iść tylko stamtąd, inaczej ryzykujesz duplikaty.

## Kiedy i tak potrzebujesz ERP albo osobnej integracji

Moduł w Base dobrze obsługuje prosty przypadek: zamówienie z Allegro lub sklepu, faktura z Base, wysyłka do KSeF. Problem zaczyna się, gdy Twoja firma jest bardziej złożona.

**Faktury zakupowe.** Od 1 lutego 2026 otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe. Base ich nie pobiera, więc koszty od hurtowni, kurierów i marketplace'ów i tak odbierasz w aplikacji Ministerstwa Finansów, w programie księgowym albo w ERP. Jeśli koszt zakupu ma trafić do magazynu i do liczenia marży, potrzebujesz połączenia, które go tam przeniesie.

**Faktury zaliczkowe i VAT marża.** Sprzedajesz towar używany na marży albo bierzesz zaliczki od firm? Do czasu, aż Base je udostępni, te faktury musisz wystawiać i wysyłać w innym programie, a wtedy masz dwa miejsca wysyłki do KSeF i dwie serie do pilnowania.

**Korekty przy zwrotach.** Zwrot od firmy oznacza fakturę korygującą w KSeF. W Base automatyczna wysyłka korekt wymaga osobnej akcji, więc sprawdź, czy Twój proces zwrotów ją uruchamia, a nie tylko zmienia status zamówienia.

**Kilka kanałów i kilka programów.** Jeśli część sprzedaży fakturujesz w Base, a część (np. hurt dla firm) w ERP, masz dwa źródła faktur. Każde musi mieć własną serię numeracji i tylko jedno miejsce wysyłki do KSeF. Bez tego ta sama sprzedaż może trafić do KSeF dwa razy albo wcale.

**ERP jako źródło prawdy.** Gdy stany, ceny i księgowość są w ERP, najczęściej to ERP wystawia faktury i wysyła je do KSeF. Wtedy integrator powinien przekazać zamówienie do ERP i pobrać z powrotem numer faktury, a nie wystawiać własnej.

## Jak KSeF działa w Commerce OS Integrator

Od razu uczciwie: KSeF nie wyróżnia żadnego integratora. Base ma go w abonamencie i inne integratory też wysyłają faktury do KSeF. Różnice są w szczegółach, które poniżej opisujemy na podstawie tego, jak działa nasz system.

W [Commerce OS Integrator](https://commerceos.pl/integrator) faktura i faktura korygująca wystawione w panelu trafiają do KSeF w strukturze FA(3). Paragony i faktury zamówień testowych nie są wysyłane. Faktury dla konsumentów bez NIP możesz wysyłać albo pomijać, a wysyłkę ustawiasz na automatyczną albo ręczną.

Co się dzieje z fakturą krok po kroku:

1. **Kontrola przed wysyłką.** Plik FA(3) jest sprawdzany, zanim trafi do KSeF. Jeśli czegoś brakuje, faktura dostaje status odrzucenia z opisem błędu, zanim zobaczy ją Ministerstwo Finansów.
2. **Wysyłka i limity KSeF.** Gdy KSeF każe zwolnić tempo, system czeka tyle, ile wskaże serwer, i ponawia wysyłkę sam.
3. **Odrzucenie przez KSeF.** Panel zapisuje kod i opis błędu przy fakturze. Odrzucona faktura online nie trafiła do obrotu w KSeF, więc po poprawie danych (np. NIP w ustawieniach) wysyłasz ją ponownie z panelu, a plik powstaje od nowa. Numer faktury w Twojej serii zostaje ten sam.
4. **Przyjęcie.** Numer KSeF i UPO zapisują się przy fakturze i przy zamówieniu, więc obsługa widzi je bez logowania do KSeF.
5. **KSeF niedostępny.** Faktura przechodzi w tryb offline24: dostaje kod QR z oznaczeniem OFFLINE, a przy certyfikacie offline także drugi kod potwierdzający wystawcę. Termin dosłania to następny dzień roboczy po dniu wystawienia, z pominięciem weekendów i świąt, i panel go pokazuje. Gdy KSeF wraca, faktura idzie sama. Jeśli KSeF odrzuci fakturę offline, poprawiasz plik i wysyłasz korektę techniczną, bo nabywca ma już wydruk z kodem tej faktury.

Korekta przy zwrocie powstaje z zapisanych pozycji zwrotu, z ujemnymi kwotami i wskazaniem faktury, którą poprawia. Druga korekta do tego samego zwrotu nie powstanie, więc automatyzacja i pracownik mogą ją wywołać bez ryzyka dubla. Serie numeracji FV, KOR i pozostałe prowadzi panel, a jeśli wolisz zostać przy Fakturowni, Integrator ją obsługuje.

Czego nie robimy: Integrator, tak jak Base, nie odbiera dziś faktur zakupowych z KSeF. Jeśli faktury wystawia Twój ERP, łączymy się z nim (np. Subiekt GT i nexo przez pliki EDI++, inne systemy przez CSV, XML albo API), a faktura z numerem KSeF wraca z ERP do zamówienia. Wysyłka do KSeF idzie wtedy z jednego miejsca.

**Ile zaoszczędzisz, przechodząc z BaseLinkera?** [Policz zwrot z migracji](https://commerceos.pl/integrator#zwrot) albo [umów rozmowę o wdrożeniu](https://commerceos.pl/integrator#wdrozenie).

## Koszt i przejście z Base

Integrator nie ma abonamentu ani opłat od zamówień. Wdrożenie Start od 9 900 zł netto obejmuje faktury i KSeF, a potem płacisz stałe utrzymanie od 690 zł miesięcznie, w którym wgrywamy też zmiany w KSeF. Base Business kosztuje 279 zł miesięcznie plus 0,99 zł za zamówienie (stan na 23.10.2026). Połączenie z ERP jako dodatek kosztuje od 4 900 zł netto. Pakiety są na stronie [Integrator dla Twojej firmy](https://commerceos.pl/system-dedykowany), a zwrot z przejścia policzysz w [kalkulatorze](https://commerceos.pl/integrator#zwrot).

Nie musisz wyłączać Base od razu. Integrator łączy się z Base, więc kanały możesz przenosić po kolei, a faktury do KSeF wysyłać w tym czasie z jednego, uzgodnionego miejsca. Jak przebiega przejście, opisujemy na stronie [Migracja z BaseLinkera](https://commerceos.pl/integrator/migracja-z-baselinkera).

## Kiedy wystarczy Ci moduł KSeF w Base

Zmiana systemu tylko z powodu KSeF zwykle nie ma sensu. Moduł w Base wystarczy, jeśli:

- Wszystkie faktury wystawiasz w Base i nie przekazujesz ich do ERP.
- Wystawiasz faktury zwykłe i korekty, bez zaliczek i VAT marży.
- Mieścisz się w planie Freemium do 100 zamówień miesięcznie albo koszt Base Business przy Twoim wolumenie Ci odpowiada.
- Faktury zakupowe i tak obsługuje księgowa w swoim programie.

Jeśli KSeF jest jednym z kilku powodów (koszt rośnie z liczbą zamówień, potrzebujesz połączenia z ERP, sprzedajesz też firmom na termin), porównaj całość, a nie sam moduł faktur. Terminy i limity KSeF zebraliśmy w artykule [KSeF dla sprzedawców internetowych](https://commerceos.pl/blog/ksef-dla-sprzedawcow-internetowych-2026), a to, czy KSeF już Cię obowiązuje, sprawdzisz w teście [Czy muszę mieć KSeF](https://commerceos.pl/czy-musze-miec-ksef).

## Najczęstsze pytania

### Czy BaseLinker wysyła faktury do KSeF?

Tak. Według pomocy Base.com (stan na 29.10.2026) integracja KSeF wysyła faktury zwykłe i korygujące wystawione w Base, w cenie abonamentu. Faktury zaliczkowe, końcowe i VAT marża są oznaczone jako dostępne wkrótce.

### Czy Base pobiera faktury zakupowe z KSeF?

Nie. Base pisze w pomocy, że nie odbiera faktur z KSeF i nie będzie tego robić. Faktury zakupowe odbierasz w aplikacji Ministerstwa Finansów, w programie księgowym albo w ERP.

### Co się dzieje, gdy KSeF odrzuci fakturę z Base?

Faktura dostaje status Odrzucona, a Base usuwa jej powiązanie z KSeF, żeby można było wysłać ją ponownie po poprawie danych.

### Mam ERP, który wystawia faktury. Czy włączyć KSeF w Base?

Base zaleca jedno miejsce wysyłki. Jeśli faktury wystawia ERP albo program księgowy, wysyłaj je do KSeF tylko stamtąd, żeby uniknąć duplikatów.

### Jak często Base sprawdza status faktury w KSeF?

Według pomocy Base co 60 minut dla faktur w przetwarzaniu. Ręczne ponowienie faktury w przetwarzaniu może skończyć się błędem duplikatu.

### Czy Commerce OS Integrator odbiera faktury zakupowe z KSeF?

Nie, dziś tego nie robi. Wysyła do KSeF faktury i korekty, zapisuje numer KSeF i UPO przy zamówieniu i obsługuje tryb offline z terminem dosłania.

## Źródła

- [Pomoc Base.com: Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)](https://base.com/pl-PL/pomoc/wiedza/integracja-z-krajowym-systemem-e-faktur-ksef/), stan na 29.10.2026
- [Pomoc Base.com: FAQ KSeF](https://base.com/pl-PL/pomoc/faq/dokumenty-sprzedazy/ksef/), stan na 29.10.2026
- [Pomoc Base.com: Akcje automatyczne KSeF](https://base.com/pl-PL/pomoc/wiedza/akcje-automatyczne-ksef/), stan na 29.10.2026
- [Cennik Base.com](https://base.com/pl-PL/cennik/), stan na 23.10.2026
- [KSeF: Zakres obowiązkowego KSeF](https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/), stan na 29.10.2026